Ab wann brauche ich in Spanien eine E-Rechnung?

Die Digitalisierung der Steuerverwaltung schreitet in Spanien schnell voran, und ein Thema betrifft praktisch jedes Unternehmen: die elektronische Rechnung. Wer eine S.L. gründet oder als Selbstständiger auf Mallorca tätig ist, wird in den kommenden Jahren nicht mehr an der E-Rechnung vorbeikommen. Doch rund um dieses Thema herrscht viel Verwirrung, weil in Spanien mehrere Systeme parallel eingeführt werden, mit unterschiedlichen Fristen und unterschiedlichen Zielrichtungen. In diesem Artikel bringen wir Klarheit: Wir erklären, welche Systeme es gibt, ab wann sie für wen gelten und was du jetzt schon wissen solltest, um rechtzeitig vorbereitet zu sein.

Warum Spanien auf die E-Rechnung setzt

Hinter der Einführung der elektronischen Rechnung stehen zwei wesentliche Ziele des spanischen Gesetzgebers. Zum einen geht es um die Bekämpfung von Steuerbetrug: Elektronische, manipulationssichere Systeme sollen es erschweren, Umsätze zu verschleiern oder Rechnungen nachträglich zu verändern. Zum anderen geht es um die Modernisierung und Beschleunigung des Geschäftsverkehrs sowie um die Bekämpfung von Zahlungsverzug zwischen Unternehmen. Die E-Rechnung ist damit Teil einer größeren Strategie, die spanische Wirtschaft transparenter und effizienter zu machen. Für Unternehmen bedeutet das: Was heute noch als Papier- oder einfache PDF-Rechnung durchgeht, wird künftig strukturierten, digitalen Anforderungen genügen müssen. Wer sich frühzeitig darauf einstellt, vermeidet Hektik und Fehler, wenn die Pflichten greifen.

Zwei Systeme, die man auseinanderhalten muss

Die häufigste Ursache für Verwirrung ist, dass in Spanien zwei verschiedene Regelungsstränge nebeneinander bestehen, die oft in einen Topf geworfen werden. Es lohnt sich, sie klar zu trennen.

Der erste Strang betrifft die manipulationssichere Rechnungssoftware, in Spanien unter dem Stichwort VeriFactu bekannt. Hier geht es darum, dass die Software, mit der Rechnungen erstellt werden, bestimmte technische Anforderungen erfüllt, damit Rechnungen nicht nachträglich unbemerkt verändert werden können und die Daten für die Finanzverwaltung nachvollziehbar bleiben.

Der zweite Strang betrifft die strukturierte elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen, also die eigentliche B2B-E-Rechnung. Sie geht auf das Gesetz „Crea y Crece” zurück und verlangt, dass Rechnungen zwischen Unternehmen in einem strukturierten elektronischen Format ausgetauscht werden, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Beide Stränge haben eigene Fristen und eigene Anforderungen, und beide werden schrittweise eingeführt.

VeriFactu: manipulationssichere Rechnungssoftware

Beim ersten Strang, der manipulationssicheren Rechnungssoftware, ist die Stoßrichtung klar: Unternehmen und Selbstständige sollen nur noch Software verwenden, die den gesetzlichen Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehlbarkeit genügt. Für

körperschaftsteuerpflichtige Unternehmen, also insbesondere Kapitalgesellschaften wie die S.L., ist vorgesehen, dass diese Anforderungen ab dem 1. Januar 2027 gelten. Für Selbstständige, die der Einkommensteuer unterliegen, ist ein etwas späterer Zeitpunkt vorgesehen, üblicherweise ab dem 1. Juli 2027. Das bedeutet konkret: Wer eine S.L. betreibt, sollte sicherstellen, dass die eingesetzte Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware rechtzeitig den Anforderungen entspricht. Für viele Unternehmen ist das vor allem eine Frage der richtigen Softwareauswahl und der rechtzeitigen Umstellung.

Die B2B-E-Rechnung: gestaffelte Einführung

Der zweite Strang, die strukturierte B2B-E-Rechnung, betrifft den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Auch hier erfolgt die Einführung gestaffelt, und zwar nach der Größe der Unternehmen. Für größere Unternehmen mit einem Jahresumsatz oberhalb einer bestimmten Schwelle, häufig genannt wird ein Umsatz von mehr als acht Millionen Euro, ist der frühere Termin vorgesehen. Für alle übrigen Unternehmen, also insbesondere kleinere Betriebe und Selbstständige, greift die Pflicht später. Nach dem aktuellen Stand ist mit einem gestaffelten Inkrafttreten zu rechnen, das sich über die kommenden Jahre erstreckt. Weil die genauen Termine von der endgültigen Ausgestaltung der Durchführungsbestimmungen abhängen und sich noch ändern können, sollte der jeweils aktuelle Stand vor konkreten Umstellungsschritten geprüft werden.

Die neue Pflicht zur Statusmeldung

Eine Besonderheit der strukturierten B2B-E-Rechnung, die viele Unternehmen unterschätzen, ist die Pflicht zur Rückmeldung über den Status einer Rechnung. Im neuen System soll der Empfänger einer Rechnung bestimmte Statusinformationen zurückmelden, etwa ob die Rechnung akzeptiert oder abgelehnt wurde und wann die Zahlung erfolgt ist. Diese Rückmeldungen sollen innerhalb kurzer Fristen erfolgen, häufig genannt werden wenige Tage. Ziel ist es, den Zahlungsverkehr transparenter zu machen und Zahlungsverzug sichtbar zu bekämpfen. Für Unternehmen bedeutet das einen zusätzlichen Prozessschritt: Es genügt künftig nicht, Rechnungen nur zu empfangen und zu bezahlen, sondern es müssen auch die vorgesehenen Statusmeldungen abgegeben werden. Wer seine internen Abläufe darauf einstellt, vermeidet Verstöße und behält den Überblick.

Rechnungen an Behörden: längst Pflicht

Während die B2B-E-Rechnung erst schrittweise eingeführt wird, ist die elektronische Rechnung an öffentliche Auftraggeber, also der B2G-Bereich, in Spanien bereits seit Jahren Pflicht. Unternehmen, die an staatliche Stellen liefern, mussten ihre Rechnungen schon länger in elektronischer Form über die entsprechenden Plattformen einreichen. Für viele Unternehmen ist die elektronische Rechnung im Umgang mit Behörden also kein Neuland. Die anstehenden Änderungen weiten dieses Prinzip nun schrittweise auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen aus. Wer bereits Erfahrung mit der B2G-E-Rechnung hat, ist im Vorteil, weil ihm die Grundlogik strukturierter elektronischer Rechnungen vertraut ist.